À une ère où les sociétés utilisent de moins en moins de documents sur support papier, la numérisation est une clef de la transformation digitale. C’est pour cela que de nombreuses entreprises choisissent de numériser leurs documents papier. En effet, cela permet d’améliorer la diffusion des documents d’entreprise, de faciliter la mobilité des professionnels et de contribuer au travail en collaboration. Dans le cas où vous auriez besoin de convertir un grand nombre de documents en information numérique, voici comment faire efficacement.
Choisissez le bon scanner
Il est important de vous assurer que vous disposez du bon appareil pour une expérience de numérisation fluide. Les numériseurs sont disponibles dans une large variété de vitesses et de tailles. Par exemple, il est possible d’acquérir un scanner moderne pouvant numériser à grande vitesse des milliers de pages par heure. Il y a aussi des petits scanners de bureau personnel capable de numériser seulement 10 pages par minute.
Idéalement, vous avez besoin d’un scanner qui répond à vos besoins. Dans cette optique, si vous avez beaucoup de documents à scanner, il est important de considérer quelques points :
- La rapidité :
Recherchez un appareil qui est doté d’une productivité élevée. Pour cela, basez-vous sur :
– la vitesse en seconde par page (s/page), qui doit être faible ;
– le nombre de pages numérisées par minute (ppm), qui doit être élevé.
- Les formats pris en charge
Il est essentiel de tenir compte de la taille des documents que vous allez scanner. À titre d’exemple, comptez-vous numériser des photos, des documents au format A4 ou A3, ou des cartes, etc. ? Quoi que vous vouliez scanner, vous devez vérifier que votre appareil peut gérer ces formats.
Retirez les agrafes et trombones avant de numériser vos documents
En général, les scanners n’ont pas de problèmes de fonctionnement, par rapport aux autres équipements de bureau. Souvent, les seuls moments où un scanner de documents nécessite une réparation sont dus à l’usure ou à une erreur de manipulation de son utilisateur.
Selon de nombreux experts, il n’est pas rare que le dysfonctionnement d’un numériseur soit lié à un trombone ou une agrafe attachée à la pile de documents à numériser. Ces attaches en métal risquent fort de rayer ou de fissurer de façon permanente la vitre du scanner. Ce qui affectera bien évidemment la qualité des documents scannés (il y a souvent une ligne noire verticale).
Ainsi, avant de numériser une pile de documents, faites en sorte de contrôler si des trombones ou des agrafes sont attachés. Puis, enlevez-les avant que les documents ne passent par votre scanner.
Assurez-vous de bien entretenir votre numériseur
Sur le marché, il est concevable de trouver des scanners modernes équipés d’un système anti-poussière. Ce dernier est conçu pour gommer les imperfections et permettre une numérisation de qualité. Toutefois, ce système n’est pas toujours très efficace.
De ce fait, si vous devez numériser régulièrement plusieurs documents, nettoyez de façon régulière votre scanner, en particulier sa vitre. Par ailleurs, retirez les éventuels résidus collants des documents avant leur numérisation.
Utilisez un logiciel pouvant automatiser le nommage et classement des fichiers numérisés
Il existe des logiciels capables de nommer et de classer automatiquement les documents numérisés, grâce à une fonction lui permettant de reconnaître les caractères. En paramétrant correctement ce type de logiciel, il est envisageable de bénéficier d’un gain de temps important par rapport aux tâches de numérisation de documents.
À titre d’illustration, il est possible de renommer des factures scannées avec leur propre numéro, ou en ajoutant le nom du fournisseur ainsi que la date de la facture, etc. Ensuite, le logiciel peut ranger de manière automatique les factures dans le dossier correspondant.
