À l’ère du numérique, les entreprises se digitalisent pour être plus efficaces, compétitives et réactives. Cependant, la pandémie liée au covid 19 a mis en évidence la nécessité de pouvoir favoriser le travail à distance et la digitalisation des processus dans les entreprises, pour assurer la continuité de leur activité. La numérisation s’est positionnée comme un allié essentiel pour la pérennité des sociétés.
Parmi tous les outils digitaux, les signatures numériques facilitent la signature de documents professionnels et présentent des avantages intéressants pour les entreprises. En effet, si elle est proposée par un service certifié, ce type de signature est fiable, sécurisé et pratique.
Les signatures numériques : une nécessité dans un contexte nécessitant plus de réactivité
Avec l’émergence d’un nouvel environnement économique et social, il est devenu nécessaire de transformer les processus des entreprises en vue de les rendre plus réactives. Et la numérisation répond à ce besoin. La signature numérique pour les entreprises constitue un formidable outil contribuant à l’accélération des innovations et de la transformation digitale des organisations professionnelles. Elle permet notamment d’optimiser les coûts et répond aux besoins liés à la sécurité et à la confiance.
Cependant, toutes les solutions pour l’obtention de signatures numériques pour les entreprises ne se valent pas. Afin d’être rassuré en termes d’utilisation, de fonctionnalités ou de conformité aux différentes exigences légales, il est conseillé de faire appel à un prestataire de confiance comme Yousign. Ce dernier est une solution de signature électronique française reconnue par les autorités françaises et européennes.
Les avantages des signatures numériques
Les signatures numériques sont plus rapides que les moyens traditionnels permettant d’acquérir une signature en ligne. Elles permettent de simplifier les procédures comme l’échange de documents entre partenaires ou clients extérieurs à l’entreprise, en réduisant les tâches administratives inutilement liées à la manipulation manuelle. Les outils de signature numérique présentent d’ailleurs un niveau de sécurité élevé. Ces outils sont une méthode d’authentification qui évite de nécessiter un accès physique au document qui est signé. Les signatures électroniques sont considérées comme une véritable « empreinte digitale » numérique unique et ne peuvent être falsifiées sans accès à la clé privée de l’expéditeur d’origine.
En outre, ces signatures donnent également des informations par rapport à la date d’envoi. Cela permet de détecter aisément les messages ou les fichiers renvoyés après un événement qui aurait dû invalider un document.
À quoi peut servir ce type de signature pour une société ?
D’une manière générale, l’utilisation de signatures numériques augmente la qualité et la transparence des interactions en ligne tout en renforçant la confiance entre une entreprise, sa clientèle et ses fournisseurs. Leur usage peut aider les entreprises à atteindre des objectifs importants tels que :
- L’exactitude des données
Lors d’un transfert de données, l’intégrité du message est cruciale. L’intégrité des données garantit au destinataire que le message qu’il reçoit correspond au message qu’il a envoyé. Cependant, il y a toujours ce risque que les messages soient modifiés en cours de route sur Internet. Il se peut que ce soit délibéré ou accidentel. Une signature numérique contribue à atténuer ce risque grâce à des normes strictes en matière de sécurité (chiffrement des données, hébergement sécurisé…). De plus, elle peut vous aider à identifier les messages qui ont été falsifiés.
- L’authentification des données et de leur auteur
Savoir que les données d’un fichier sensible ne sont pas modifiées n’est pas suffisant lorsque vous le recevez. En plus, il est conseillé de vérifier sa source. C’est là qu’interviennent la signature électronique et son certificat d’authenticité. Cette technologie permet de faire correspondre le signataire avec son identité numérique.
- Rapporter la preuve du consentement
Une signature électronique est un bon moyen pour rapporter la preuve du consentement du signataire sur des documents ou formulaires électroniques. Elles peuvent être utilisées pour remplacer les signatures manuscrites dans pratiquement tous les processus personnels ou professionnels.
Comment intégrer des signatures numériques dans une entreprise ?
Si vous êtes sérieux au sujet du recours aux signatures numériques, il est important de mettre en place une bonne stratégie pour leur mise en œuvre. Tout d’abord, vous devez comprendre ce qu’est une signature numérique et la manière qui lui permettra d’être implémentée au sein de votre environnement professionnel.
Ensuite, renseignez-vous sur les différents outils de signature numérique ou des fournisseurs de services pour votre secteur. Pour votre information, en France, Yousign est une référence et propose des services qui répondront à vos besoins. Puis, contactez le prestataire et déterminez vos exigences en matière de signature numérique, les normes dans votre secteur d’activité. Ainsi, vous saurez ce qui est requis pour intégrer les signatures numériques dans les processus de votre société.
